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 ¿Para qué
quiero un Sistema de Gestión Documental?
Hoy en día, las empresas manejan un volumen cada vez mayor
de documentación (procedimientos, notas técnicas,
circulares internas, normativas, actas de reuniones,etc...) por
lo que se hace imprescindible un sistema para controlar la localización
exacta de cada uno de los documentos y acceder a ellos de forma
rápida en cualquier momento.
A esto se añade la necesidad, en algunos entornos, de controlar
las distintas versiones de un documento para saber cual es la que
está en vigor. En otros casos puede ser totalmente necesario
un sistema para el control de la distribución de documentos
e incluso para registrar quién ha leído o firmado
uno determinado.
Las empresas en proceso de obtención de un certificado de
calidad tienen muy claros todos estos aspectos, ya que la norma
les exige específicamente un control exhaustivo de toda su
documentación. Sin embargo independientemente de que se quiera
certificar o no, el hecho de poseer un Sistema de Gestión
Documental, es una ventaja competitiva que las empresas modernas
tienen cada vez más presente.
Muchas empresas tienen ya habilitado un Sistema de Gestión
Documental en forma de documentos en papel, distribuidos en carpetas
y archivos, más o menos controlados. Si bien este es un primer
paso, el tiempo que se pierde de este modo en su localización,
consulta, distribución, firma, etc. , aconseja plantearse
el aprovechar los recursos de rapidez y automatismo que nos aporta
la informática y los documentos electrónicos.
¿Porqué
es una ventaja el poder usar la aplicación a través
de un navegador?
ei-Virtualdoc es una de las pocas aplicaciones de Gestión
Documental existentes en el mercado que se utilizan a través
de un navegador web estándar.
Esto se traduce en una serie de interesantes ventajas:
- Todo el mundo tiene en su ordenador algún navegador, por
lo que no es necesario instalar nada en los equipos que vayan a
utilizar la aplicación.
- Cualquier persona que accede al Sistema de Gestión Documental,
lo puede hacer desde cualquier máquina de la empresa que
cuente con un navegador, simplemente identificándose con
su nombre de usuario y clave, ya que los datos están almacenados
en el servidor, y no es necesario guardar ninguna información
referente al usuario en cada ordenador.
- Todo el mundo está familiarizado con los navegadores web;
esto facilita mucho el proceso de aprendizaje de ei-Virtualdoc,
puesto que además, cada usuario puede elegir acceder desde
su navegador favorito.
- Otra gran ventaja es que se puede utilizar la aplicación
directamente a través de internet, sin que haya necesidad
de utilizar un interface distinto del que se usa normalmente para
navegar por la red.
¿Es realmente
tan inmediata su puesta en marcha? ¿Por qué?
Sí, ei-Virtualdoc es realmente fácil, sencillo y barato
de poner en marcha, porque:
- Sólo requiere ser instalado en el servidor, y no en cada
una de las máquinas cliente (que son las que utilizan la
aplicación)
- Para su uso sólo se necesita un navegador web estándar,
que ya está instalado por defecto en todas las máquinas.
- En el peor de los casos, sólo es necesario actualizar el
navegador web para trabajar con completa libertad.
- No requiere de programas externos para su funcionamiento, ni de
plataformas para trabajo en grupo (GroupWare)
- Utiliza tecnología LDAP, lo que permite aprovechar los
usuarios y grupos de Windows, y no crear otros nuevos.
- Permite aprovechar sus documentos anteriores, creados en cualquier
aplicación, y no tener que volver a crearlos.
¿Cómo
me ayuda ei-Virtualdoc a certificarme en un Sistema de Calidad?
ei-Virtualdoc es un sistema de Gestión Documental perfectamente
adaptado a cualquier normativa de calidad (ISO 9000, ISO 14000,
QS 9000, Riesgos Laborales, etc.), es perfectamente válido
para almacenar los manuales de calidad de las empresas certificadas,
o en vías de certificación en cualquiera de las normativas,
y su sistema de firmas cumple con las especificaciones requeridas.
ei-Virtualdoc garantiza entre otras cosas: (Condiciones extraídas
del Requisito de la Norma "Control de la Documentación
y de los Datos")
- Que nadie pueda acceder a ningún documento obsoleto.
- Que nadie tenga acceso a información a la que no esté
autorizado a consultar.
- Que nadie acceda a ningún documento que no esté
elaborado, revisado, aprobado y firmado por personal autorizado.
¿En qué
tipo de empresas/escenarios resulta útil?
Aparte de los casos de empresas que están en proceso de obtención
de un Certificado de Calidad, hay una gran diversidad de empresas
y situaciones en los que ei-Virtualdoc resulta especialmente útil,
y que en gran parte de los casos, ni siquiera se llegan a plantear:
- Para empezar diremos que es una Gestión Documental para
todos los públicos. También las PYMES pueden contar
a partir de este momento con un Sistema de Gestión Documental:
hasta ahora sólo las grandes empresas disponían de
los recursos físicos, técnicos y económicos
para acceder a este tipo de aplicaciones.
- Las ya citadas empresas con sistemas de calidad, tipo ISO 9000
o similares, donde el control de la documentación es uno
de los principales requisitos.
- Redes de Franquicias, que necesitan entregar un manual de funcionamiento
de la franquicia y actualizarlo constantemente con nuevas informaciones,
normas y procedimientos de trabajo. El franquiciado suele tener
muchos problemas con la clasificación y consulta de estas
informaciones.
- Empresas mayoristas, con distribuidores autorizados o con colaboradores
externos de cualquier tipo, que necesitan proveer información
exclusiva para distintos colectivos (clientes, distribuidores, comerciales,
etc.), y restringir su acceso a los demás: pensemos por ejemplo
en las distintas tarifas de precios.
- Bancos, organismos públicos, grandes entidades, etc, donde
es normal que haya un gran volumen de circulares, normas, memorandums,
actas de reuniones, que se deben revisar, aprobar y archivar, para
su posterior consulta por diferentes grupos de personas, de forma
ágil y cómoda.
- Empresas de Tecnología, o con procesos industriales, mecánicos,
etc. que quieran mantener una GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO, mediante
una base de datos de conocimientos, avances, notas técnicas,
nuevos métodos o procedimientos que hagan más fáciles
y rápidos algunos de los procesos de la empresa.
¿Cómo
puede tener un coste tan inferior al resto de aplicaciones similares
disponibles? ¿Por qué la aplicación en sí
tiene un coste tan bajo?
ei-Virtualdoc está integrado dentro del proyecto ei-Work
(Electronic Intelligent Work), una nueva línea de software
de última generación, que está desarrollando
el equipo de I+D del grupo Estudio Informática. La base de
desarrollo sobre la que están asentadas todas las aplicaciones
ei-Work es la misma. Esto quiere decir que los costes derivados
de la creación de estos "cimientos", se reparten
entre todas las aplicaciones que se desarrollen.
A esto hay que añadir el hecho de que la tarificación
se hace en base a "licencias de uso simultáneo",
lo que quiere decir que no se cuenta como una licencia cada una
de las máquinas donde se quiere instalar la aplicación,
sino el número de personas que pueden acceder al mismo tiempo
a la Gestión Documental, independientemente del equipo desde
el que lo haga. Es decir, todos los ordenadores pueden acceder a
la aplicación, pero sólo un número determinado
al mismo tiempo: el número de licencias que hayamos comprado.
Se puede ampliar el número de licencias en paquetes de 5
adicionales.
¿Por qué
en conjunto resulta tan económico instalar el Sistema ei-Virtualdoc?
- Sólo hay que instalar la aplicación una vez, en
el servidor.
- El mantenimiento se hace íntegramente centralizado desde
el servidor.
- No se requiere la compra de ningún programa externo.
- Su sencillo interfaz basado en un navegador web cualquiera, le
ahorrará costes en tiempo de aprendizaje y cursos de formación.
¿Cuando
instale ei-Virtualdoc, qué otros programas voy a necesitar?
Únicamente necesitará tener instalado un navegador
web (Internet Explorer, Netscape, etc.) en cada uno de los equipos
que queramos que accedan al Sistema de Gestión Documental.
Aparte de eso, no va a necesitar ningún programa externo.
Además, la aplicación no requiere de un programa especial
para incluir los documentos en un formato único, ya que permite
insertar documentos elaborados con cualquier herramienta que usted
utilice normalmente (Microsoft Word, Lotus Word Pro, Word Perfect,
Excel, Acces, Lotus 123, etc.) y en cualquier formato de texto,
gráfico, html, PDF, etc.
Tampoco es necesario adquirir ninguna plataforma de trabajo en grupo
(GroupWare), tipo Lotus Notes, GroupWise, etc.
¿Tengo
que volver a crear todos mis documentos de nuevo para adaptarlos
a ei-Virtualdoc?
No, no tendrá ningún problema en aprovechar toda la
documentación que usted ya ha elaborado anteriormente.
Esto es posible debido a que la aplicación soporta la inserción
de documentos en cualquier formato tanto de texto, como gráfico,
hojas de cálculo, etc.
De esta forma, todo lo que ya tuviera anteriormente creado, no tiene
más que incluirlo en la carpeta deseada dentro de ei-Virtualdoc,
y concederle el acceso a los usuarios que deban consultarlo, leerlo
o firmarlo.
¿Cómo
podré localizar rápidamente mis documentos una vez
dentro de ei-Virtualdoc?
Nuestra aplicación dispone de un potente sistema de búsqueda,
que le permitirá encontrar el documento deseado de forma
sencilla y rápida, por cualquiera de los sistemas disponibles:
- Permite buscar en toda la jerarquía documental (en todas
las carpetas del Sistema de Gestión Documental)
- Permite buscar en el árbol cuya raiz es la carpeta actual,
es decir, en la carpeta en que nos encontramos y en todas las subcarpetas
que contenga ésta.
- Permite buscar el documento por palabra clave: mostrará
todos los documentos que contengan la palabra elegida como tema
de la búsqueda.
- Permite buscar el documento por número de referencia, en
ese caso nos mostrará directamente el documento solicitado.
- Como medida de seguridad, el sistema restringe la búsqueda
a aquellas carpetas o niveles donde el usuario que la realiza tenga
acceso.
- Igualmente, los resultados de una búsqueda no mostrarán
ningún documento pendiente que no deba firmar el usuario
que esté realizando la búsqueda.
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